As empresas de hoje vêem suas equipes de compras como um meio de gerar valor que vai além de apenas benefícios de redução de custos. Por esse motivo, como líder de compras, você está sob pressão crescente para aumentar a sustentabilidade geral de seus processos de compras. 

Dito isso, os líderes experientes não procurarão tomar decisões importantes sem as informações corretas prontamente disponíveis. Para obter esses dados, eles precisarão rastrear vários indicadores-chave de desempenho (KPIs) de compras, bem como as métricas que os acompanham.

Embora o KPI de compras seja um termo comumente usado no setor, nem todos têm um entendimento completo do que ele realmente representa. Quase todos os indicadores-chave de desempenho de compras têm um significado diferente para diferentes organizações. Essa falta de uniformidade em termos pode muitas vezes levar à incerteza dentro do departamento de compras, por não saber o que realmente conta como KPI e o que não é.

No entanto, somente obtendo o entendimento necessário dessas métricas e dos KPIs relevantes que sua equipe de compras estará melhor posicionada para acompanhar seu desempenho e tomar decisões mais informadas.

O que são indicadores-chave de desempenho de compras?

Um KPI de compras é uma ferramenta usada para medir o desempenho, bem como monitorar e avaliar a eficiência da gestão de compras de uma empresa. Esses KPIs ajudam as empresas a otimizar e otimizar seu tempo, qualidade de serviço, gastos e custos. Além disso, os KPIs de compras ajudam as empresas a se manterem alinhadas com seus objetivos de negócios, metas e estratégias de compras globais.

Medir a eficácia do processo de compras é fundamental, pois influencia a cadeia de abastecimento no caso de crises econômicas. O desempenho das compras geralmente está vinculado aos benefícios de redução de custos que podem oferecer. Mas, além da redução de custos, a medição de desempenho também pode ajudar as organizações, identificando as áreas do negócio que precisam de melhorias, como elas se posicionam em relação à concorrência, bem como determinar se estão crescendo ou diminuindo como negócio.

Simplificando, os indicadores-chave de desempenho de compras fornecem uma imagem clara do nível de desempenho atual e ajudam a determinar se a empresa está onde precisa estar. Eles melhoram a tomada de decisões e ajudam a reduzir a natureza complexa do desempenho organizacional, transformando-o em uma série de métricas gerenciáveis ​​e acionáveis.

Dependendo de sua finalidade exata, os KPIs de compras podem ser divididos em várias categorias, como qualidade, gerenciamento de estoque, entrega e KPIs de economia de custos. No entanto, é importante ter em mente que nenhuma dessas categorias métricas funciona no vácuo, o que significa que focar apenas em uma pode influenciar negativamente as outras. É preciso haver um ato de equilíbrio cuidadoso que proporcione todos os benefícios que o gerenciamento de compras tem a oferecer.

KPIs de qualidade

Taxa de conformidade 

para garantir a segurança jurídica, as empresas precisam estar em conformidade contratual e de política. Se essas taxas de conformidade caírem, há um alto risco de aumentar os gastos indiretos e independentes. Para melhorar a taxa de conformidade, as empresas podem recorrer a um contrato de compra infalível que defina claramente todas as penalidades em caso de violação. Algumas métricas a serem lembradas aqui são a proporção de faturas contestadas em relação ao total de faturas, bem como a diferença total entre os preços pagos e cotados.

Precisão do pedido de compra

Uma baixa precisão do pedido de compra normalmente aumenta os custos operacionais da empresa. Essa métrica específica ajudará as organizações a ficarem de olho se seus fornecedores estão entregando os pedidos certos e se essas entregas estão no prazo. O rastreamento dessa métrica gira em torno da proporção do produto / serviço entregue fora da meta de serviço pré definida. Também é indicado pela porcentagem de entregas incorretas em relação ao número total de pedidos de compra em um determinado período de tempo.

Taxa de defeito do fornecedor

A taxa de defeito do fornecedor é usada para determinar a qualidade individual de cada fornecedor . Ao medir a taxa de defeito do fornecedor com base nos tipos de defeito, os profissionais de compras serão capazes de gerar percepções acionáveis ​​sobre a confiabilidade geral de cada fornecedor. A taxa de defeito do fornecedor é uma representação do número total de produtos abaixo do padrão em relação ao total de unidades testadas.

KPIs de inventário

Vencimento do estoque

Um relatório de vencimento do estoque representa uma lista de todos os itens disponíveis que são agrupados com base no período de tempo gasto no estoque. Essa métrica é usada para identificar qual estoque está se movendo lentamente, bem como determinar os custos associados ao armazenamento e manutenção desses itens antes de serem vendidos. Um alto nível de envelhecimento do estoque é indicativo de bloqueio de capital na forma de estoque.

Taxa de rotatividade de estoque

Esta é a proporção entre o estoque vendido sobre o estoque médio em um ano. Quanto maior a taxa de giro do estoque, melhor será o seu planejamento de estoque.

Custo de manutenção do estoque 

Este KPI indica o custo geral de manutenção do estoque. Inclui o custo do espaço na forma de aluguel, manutenção, salários e outras formas de custos indiretos que sobrecarregam a sua organização.

KPIs de entrega

Prazos de entrega do fornecedor 

Esta métrica representa a quantidade de tempo gasto entre o momento em que um fornecedor recebe um pedido e o momento em que o pedido foi enviado. Os prazos de entrega do fornecedor são normalmente medidos em dias e começam com a confirmação da disponibilidade e o pedido e terminam com a entrega.

Taxa de compra de emergência

as compras de emergência são pedidos não planejados que são feitos para evitar a escassez de produtos. Esse KPI é medido comparando as compras de emergência com o número total de compras feitas em um determinado período de tempo. Se conseguirem reduzir sua taxa de compras de emergência, as empresas também poderão melhorar sua função de compras, reduzir os riscos de fornecimento, economizar custos e garantir a continuidade operacional.

Disponibilidade do fornecedor 

Esta métrica é usada para medir a capacidade de um fornecedor de responder a quaisquer demandas de emergência. A disponibilidade do fornecedor ajuda as empresas a determinar a confiabilidade geral de um fornecedor e é calculada como a porcentagem do número de itens disponíveis com o fornecedor pelo número de pedidos feitos a ele.

Tempo de ciclo do pedido de compra 

Este KPI de compras é medido a partir do momento em que uma requisição de compra é enviada até o momento em que é enviada a um fornecedor. Este KPI cobre todo o processo de pedido, que compõem o ciclo de pedido de compra de ponta a ponta.

KPIs de redução de custos

ROI de compras 

O ROI de aquisições ajuda a determinar a lucratividade geral e os benefícios de economia de custos de uma função de compras ou investimento. Este KPI será mais adequado para análise interna e é uma razão entre a economia de custo anual e o custo anual de compras.

Redução de custos 

A redução de custos é um KPI central de compras e mede as economias tangíveis que foram alcançadas ao longo dos anos por meio de técnicas de gerenciamento de custos. Você pode medir esse KPI comparando os custos antigos com os novos custos do mesmo bem ou serviço. Ao monitorar a redução de custos ao longo do tempo, você poderá aumentá-la a longo prazo.

Prevenção de custos 

Esta métrica de compras concentra-se nas ações tomadas para reduzir custos futuros. Também conhecidas como “economia suave”, elas não aparecem diretamente nos resultados financeiros da empresa de nenhuma forma tangível ou quantificável. No entanto, eles ainda podem ter um impacto positivo, mesmo que não afetem diretamente a demonstração do resultado. 

A evasão de custos geralmente visa gastos estratégicos, como novas tecnologias ou investimentos que não têm termos para comparação. Ao combiná-lo com o KPI de redução de custos acima, as empresas podem evitar custos extras futuros.

Competitividade de preços 

A competição mínima de fornecedores muitas vezes leva ao monopólio do fornecedor. No longo prazo, isso pode levar a serviços de qualidade inferior e menos oportunidades de crescimento. O foco está na lista de fornecedores que oferecem uma vantagem competitiva. Este KPI também dará a você, como líder de compras, a capacidade de criar relatórios personalizados que incluem outras métricas, como o tempo de ciclo do pedido de compra mencionado acima, taxa de compra de emergência ou ROI de compra.

Conclusão

As métricas de compras e KPIs têm um papel importante a desempenhar na gestão de desempenho. Eles podem conectar profissionais de compras com os principais pontos estratégicos e fornecer visibilidade aprimorada sobre o impacto de cada função de compras e áreas de melhoria. O resultado final é uma equipe de compras eficiente e bem organizada, armada e capaz de impactar o sucesso geral da empresa. E embora esta lista não seja exaustiva, ainda é abrangente o suficiente para cobrir todas as métricas e KPIs críticos que precisam ser levados em consideração.

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