Antes de planejar uma reformulação do processo de compra de sua empresa, é fundamental entender claramente as diferentes etapas do processo de compra.
Dentro da cadeia logística de uma empresa, o departamento de compras é uma das áreas mais ignoradas e menos compreendidas. Devido a esses fatores, comprar é um desafio para a maioria das empresas que inevitavelmente acaba com um processo de compra arbitrários e ineficazes.
Entendendo o processo de compra
Em um nível muito básico, a compra de produtos envolve o equilíbrio entre qualidade, quantidade e preço, de forma a garantir que as necessidades de sua empresa sejam efetivamente atendidas dentro do orçamento que ela definiu para si mesma.
Antes de planejar uma reformulação do processo de compra de sua empresa, é fundamental entender claramente as diferentes etapas do processo de compra.
Começando com a identificação da necessidade de adquirir algo, a decisão sobre o produto / serviço, a configuração de uma equipe de compras dedicada, o planejamento da quantidade e a especificação dos requisitos de qualidade, orçamento, seleção de fornecedores, logística, avaliação de desempenho e para finalmente implementar o contrato real, um processo de compra organizado e informado precisa ser criado primeiro.
Estágios no processo de compra
- Identificando uma demanda ou requisito.
- Gerando uma cotação de preços que inclui especificação para o requisito.
- Avaliando cotações recebidas dos fornecedores.
- Selecionando a melhor oferta com base em critérios especificados, como preço, disponibilidade, qualidade e prazo.
- Geração de um pedido de compra, que, uma vez aceito pelo fornecedor, torna-se um acordo contratual incluindo termos e condições cruciais.
- Acompanhamento da entrega dos produtos ou serviços para garantir que seguem o acordado na cotação e atendem aos requisitos especificados pelo comprador.
- Depois que isso for resolvido, o fornecedor gera o faturamento.
- Essa fatura é cruzada com o pedido de compras e os contratos pré-firmamos de fornecimento.
- O pagamento é feito ao fornecedor.
Benefícios de um processo otimizado de compras para empresas
A grande questão que as empresas querem que seja respondida é: quais são os benefícios do sistema para compras B2B em relação à receita do negócio?
A resposta simples é que, embora a compra nos termos mais estritos seja sobre a compra de mercadorias para atender aos requisitos de negócios, seu impacto nos resultados de negócios pode ser substancial e se estender facilmente além do departamento de compras.
Aqui estão algumas áreas em que as compras podem afetar outras áreas do negócio:
Eficiência operacional
Um sistema para cotações e pedidos de compra ajuda a economizar tempo, dinheiro e maximizar o fluxo de caixa.
O acesso fácil e rápido a uma ordem de compra, a capacidade de aplicar orçamentos e garantir a responsabilidade em toda a sua empresa é a chave para um processo de compra melhor e, por sua vez, economia.
Redução de Fraude
A fraude é um grande desafio para qualquer negócio. Instâncias de fraude interna são altas na ausência de um processo de compra organizado.
No entanto, se uma empresa investe na construção de um processo de compras organizado, consegue com mais facilidade estruturar um programa de compliance – que pode ser usada para identificar exatamente quem está tentando fraudar a empresa e impedir que outras pessoas se envolvam em comportamento fraudulento.
Acesso fácil a informações cruciais
Isso não apenas leva a uma maior eficiência e responsabilidade, mas também permite aos negócios maior visibilidade em áreas de melhoria.
Por exemplo, uma empresa que tenha acesso a registros de compras durante um período de tempo poderá registrar as tendências de compra, o comportamento do fornecedor e usar essas informações para planejar e negociar orçamentos para pedidos futuros.
Melhor controle de orçamento
Este, mais uma vez, é um desafio para as empresas. Antes de fazer uma compra, é vital saber se há fundos suficientes para pagar por isso.
Um processo de compras organizado melhora o planejamento e o gerenciamento financeiro, o que leva a melhores preços, melhor planejamento e, é claro, melhor controle sobre o fluxo de caixa.
Organizando seu processo de compra
Um processo de compra organizado fornece à empresa uma estrutura clara e detalhada na qual ela pode funcionar e permite a correspondência da solução certa com as necessidades comerciais exatas.
Faça uso da tecnologia
Ao automatizar seu processo de compra, você pode economizar tempo, diminuir os riscos do negócio, simplificar os processos e reduzir os custos administrativos.
Por exemplo, ao adotar um sistema para compras B2B, seu setor de compras se beneficia por um processamento mais rápido, melhor visibilidade em relação ao rastreamento de pedidos de compras, uma redução no investimento intensivo em mão-de-obra e obviamente mais controle sobre a operação.
Capacite o departamento de compras
Conecte o departamento de compras com o conjunto necessário de especificações de produtos / serviços e solicite os requisitos de maneira oportuna.
Informações como a lista de preços, ou uma lista de fornecedores aprovados ou até mesmo informações detalhadas sobre o produto / serviço, como e quando necessário, devem ser facilmente acessíveis para evitar atrasos desnecessários.
Melhorar as relações com fornecedores
Com foco no aumento do valor não apenas para o seu negócio, mas também para o (s) fornecedor (es). A maioria dos fornecedores não se importa em reconsiderar os termos do contrato, se eles acreditarem que isso lhe trará mais negócios no futuro.
Além disso, a gestão de risco, no que diz respeito a mercadorias danificadas ou embarques atrasados, é uma área que se torna mais fácil de navegar se ambas as partes desfrutam de um relacionamento saudável em vez de estar em condições contraditórias.
Com um fornecedor confiável e colaborativo a bordo, a necessidade de reavaliar fornecedores e termos e contratos é reduzida, há margem para negociações de preço e seu departamento de compras não terá que se apressar em pedidos de última hora.
Estabelecer um modelo operacional
Concentre-se em delegar responsabilidade com base nos pontos fortes dos membros da equipe de compras para as tarefas comerciais e técnicas.
Certifique-se de que existe um cartão de pontuação de desempenho e um objetivo, visão e estratégias de compras documentadas que são periodicamente revisados pelos gestores.
Faça com que sua equipe de compras participe de reuniões cruciais relacionadas a vendas e satisfação do cliente, para que elas estejam relacionadas com o funcionamento e as entregas das diferentes seções do departamento.
O papel do departamento de compras
O departamento de compras de uma empresa tem várias responsabilidades importantes. Ter uma equipe qualificada para atender a essas responsabilidades é fundamental para o sucesso do negócio.
A seguir, algumas das principais responsabilidades do departamento de compras de uma empresa:
- Coordenar as necessidades de compras com todos os integrantes da empresa.
- Pesquisar e conduzir estudos de mercado para melhorar a compra de produtos.
- Manter atualizado e identificar novos fornecedores.
- Analisar propostas / cotações.
- Selecionar os fornecedores.
- Gerar pedidos de compras.
- Coordenar o atendimento presencial de representantes de vendas.
- Negociar preços, termos e condições.
- Gerenciar contratos.
- Identificar e eliminar problemas relacionados a compras.
- Manter registros completos de compras.
Antes de delegar responsabilidades ao departamento de compras, é importante delinear uma política de compras para o seu negócio.
Ela pode servir como um guia dentro do departamento de compras e também ser usado como uma ferramenta de conhecimento para novos membros da equipe.
O escopo de uma política de compras, é claro, é específico para cada negócio. Em uma pequena empresa, a política é relativamente simples e mais fácil de criar e manter. Obviamente, ele precisará ser mais detalhado e extenso em um grande negócio.
Aqui está um guia simples sobre o que uma política de compras deve conter:
- Quem será a autoridade principal para a compra de itens para o negócio?
- Quais itens essa pessoa pode comprar?
- Quais são as limitações de gastos / orçamento autorizado?
- Quais são os requisitos da empresa para a concorrência de fornecedores?
- Em que critérios os fornecedores em potencial serão selecionados?
- Que tipos de contratos o departamento de compras pode celebrar com os proponentes ou fornecedores finais?
- Qual é a posição da empresa em caso de conflito de interesses?
- Qual é a posição do negócio na questão de empréstimos pessoais de fornecedores?
- Qual é a posição da empresa sobre a aceitação de bonificações?
- Que tipo de informação será tratada como confidencial pela empresa?
- Qual é o procedimento para lidar com qualquer tipo de questões legais e / ou questões?
Avaliando Fornecedores
A avaliação dos fornecedores acontece antes de fazer um pedido. No entanto, o papel de uma equipe de compras não se limita a simplesmente identificar o melhor fornecedor, mas também para garantir que, durante um período de tempo, o valor que eles estão obtendo corresponda aos custos.
Uma das melhores maneiras de garantir isso é avaliando periodicamente o desempenho do fornecedor.
Os pontos a seguir podem ser usados como referência ao avaliar o desempenho de um fornecedor:
- Cumprimento do cronograma de entrega.
- Qualidade de itens enviados.
- Completitude de pedidos enviados.
- Preços
- Qualidade de atendimento ao cliente.
- Força financeira.
- Desempenho anterior com pedidos semelhantes.
- Capacidade de atender às especificações de pedidos / produtos / serviços.
- Expertise de representantes de vendas e equipe técnica.
Como mencionado acima, essa é uma política de compra simples que se dará bem em uma empresa pequena ou média. Grandes empresas tratam da criação de uma política de compras de maneira mais abrangente.
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