Aqui no blog da Supplis escrevemos muitos artigos sobre como administrar pedidos de compra, mas um termo chave que ainda causa dúvida e pouco falado são as requisições de compra. Este artigo destacará as diferenças entre requisições de compra e ordens de compra e por que as requisições de compra são tão necessárias em sua organização.

Requisição de compra versus pedido de compra: Afinal, qual é a diferença?

As requisições de compra são um documento usado quando um colaborador precisa fazer uma compra ou uma cotação de um produto ou suprimento em nome de sua empresa. É um documento usado para informar os gerentes de departamento ou o gestor para que o departamento de compras possa iniciar o processo de compra ou cotação.

Os pedidos de compra são emitidos pelo departamento de compras depois que uma requisição de compra é feita e aprovada no processo de aprovação de sua empresa. Eles são documentos enviados de um comprador a um fornecedor com uma solicitação de pedido e são documentos juridicamente vinculativos.

A importância de uma requisição de compra em uma organização empresarial


Em qualquer organização empresarial, existe sempre a necessidade de adquirir produtos para revenda, ou ainda materiais e equipamentos, podendo ser materiais de escritório, consumíveis, máquinas e outros suprimentos.

O que pode acontecer quando uma organização empresarial permite que os gerentes departamentais façam pedidos diretamente aos fornecedores? A resposta é que existe uma probabilidade de fraude, da compra de um produto desnecessário ou por um preço maior do que ofertado por outros fornecedores. 

Para evitar isso, um departamento de compras geralmente é criado para fazer os pedidos aos fornecedores e supervisionar o fluxo de trabalho da requisição de compra. Neste departamento, há um processo de requisição de compra a ser seguido para garantir que as regras de compliance não sejas afetadas e a organização obtenha valor por seu dinheiro.

Um dos documentos internos usados ​​no departamento para um pedido de requisição é um formulário de requisição de compra. Usando este processo, o departamento de compras não pede mercadorias diretamente dos fornecedores, em vez disso, deve haver um formulário de requisição de compra formal, neste caso, aquele em que um determinado suprimento será usado e, em seguida, um processo de aprovação é seguido, dando à empresa o controle interno sobre o processo de requisição de compras.

Por exemplo, o departamento financeiro pode estar interessado em comprar um novo software financeiro para tornar seu trabalho mais fácil e melhorar a segurança. O chefe do departamento financeiro ou a pessoa cuja função é a requisição fará uma solicitação formal do software. Ele ou ela não fará isso de boca em boca, deve haver alguma documentação tangível na forma de requisição de compra . É com base neste documento que o departamento de compras iniciará o processo de aquisição até que o departamento financeiro adquira o novo sistema.

Nesse caso, a requisição de compra é um documento formal usado pelos gerentes de departamento para fazer uma solicitação de materiais necessários. Quando o material está acabando, o gerente do departamento preenche o formulário de requisição, indicando a quantidade necessária, bem como alguns detalhes do pedido e do fornecedor. Quando o departamento de compras recebe o formulário de requisição, ele deve examiná-lo e agir. 

A ação pode ser de aprovação, alteração ou mesmo indeferimento do pedido, mas, neste caso, devem apresentar os motivos pelos quais chegaram a esta decisão. A aprovação da requisição dá ao departamento autoridade para criar um pedido de compra, que é basicamente um pedido, a ser enviado ao vendedor notificando-o da intenção de fazer uma compra.

Então, por que a requisição de compra é  importante no processo de aquisição?

Inicia o Processo de Compra


Os departamentos de uma empresa precisarão, de tempos em tempos, de produtos ou materiais de consumo próprio; a solicitação de compra iniciará o processo de compra. O departamento de compras agirá com base no documento. Se houver algum problema, o documento servirá como prova de que uma determinada comunicação foi feita.

É uma ferramenta de controle


Onde não há verificações adequadas, um gerente de departamento ou equipe pode se envolver em fraude, solicitando materiais para uso pessoal. Com uma solicitação de compra formal, existem medidas em vigor para garantir que nenhuma fraude seja praticada. A solicitação deve passar por várias mãos para garantir sua precisão e necessidade. O gerente do departamento dará uma olhada nele antes de enviá-lo ao departamento de compras, onde será submetido a um exame mais detalhado antes que um pedido de compra seja enviado ao fornecedor. 

É um jeito formal de emitir notificação de que determinado material é exigido, com ele há evidência de que algum departamento solicitou o fornecimento. Isso é importante para fins de auditoria, para que você não tenha uma situação em que alguém no departamento de compras inicia uma solicitação pretensiosamente. O documento sempre pode ser verificado para apurar os fatos.

Protegendo o Negócio


Com os pedidos de requisição em vigor, as chances de fraude são evitadas. Provavelmente não haverá uma situação em que a equipe ou os gestores sejam coniventes com os fornecedores para roubar o negócio. Os ativos da empresa também estão protegidos. Um pedido de requisição é a prova de que determinado bem foi encomendado, pode ser feito um acompanhamento, verificando se a entrega foi realizada. Com este documento, torna-se fácil rastrear ativos caso haja algum problema relacionado aos ativos da empresa.

Centralização do Processo de Aquisição


Quando uma organização empresarial exige que todas as requisições sejam feitas centralmente por meio do departamento de compras, torna-se fácil gerenciar todo o processo. Da mesma forma, os compradores se beneficiam, pois agora eles podem agrupar as compras e alavancar o poder de compra da organização empresarial para negociar termos melhores ou mais favoráveis. 

Um sistema de compras B2B centralizado também acelera o processo de aquisição, o que significa que há atrasos departamentais mínimos, o que afeta muito os níveis de eficiência de uma organização empresarial.

Uma requisição de compra pode ser vista como um mero documento, mas desempenha um papel importante no processo de aquisição de uma organização empresarial. É uma ferramenta de controle, gera agilidade no processo de compras e ainda é um documento de controle de fraude, bem como um componente vital na autorização de compras em uma empresa.

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