Para onde devo direcionar os recursos do departamento de compras para alcançar o resultado máximo no menor tempo possível? – Esta pergunta é constantemente feita pelos gerentes de empresas.
Hoje vamos falar sobre por que o catálogo de produtos é tão importante e é uma das ferramentas prioritárias na automação do processo de compras.
Os catálogos de compras são usados principalmente para comprar bens e serviços não básicos frequentemente necessários, mas também podem facilitar substancialmente as compras diretas.
Para o comprador, o catálogo de compras reduz significativamente:
- o tempo necessário para o departamento de compras processar cada solicitação de compra;
- o tempo para fazer o pedido, porque, se houver filtros, o iniciador da compra precisará de um tempo mínimo para encontrar o nome desejado.
Quais informações principais de um catálogo de compras
Os elementos do catálogo são o nome, descrição, preço do fornecedor, código interno, característica, imagem.
A presença ou ausência de um item se deve à categoria de compras. Como regra, ao trabalhar com compras básicas, a disponibilidade de fotos e descrições de mercadorias não é crítica, pois é dada mais atenção às características de qualidade do produto necessário, como séries de produção, condições de armazenamento, etc.
Trabalhando com compras indiretas (por exemplo, material de escritório, comida etc.), inversamente, a presença de imagens é muito importante, pois é difícil para os iniciantes determinar os bens necessários pela nomenclatura. Também esses diretórios, como regra, podem consistir em milhares de mercadorias.
É claro que é importante a frequência com que o catálogo é atualizado e o quanto a nomenclatura do catálogo corresponde à nomenclatura do fornecedor. Para compras indiretas, são usados bancos de dados atualizados automaticamente – eles são atualizados continuamente por meio da integração com o banco de dados do fornecedor.
Esse é um processo dinâmico que permite que os fornecedores exibam rapidamente alterações no sortimento e nos preços, além de adicionar novos elementos. Para compras básicas, como regra, o catálogo é gerenciado pelo departamento de compras, que atualiza o catálogo ao realizar uma licitação ou atualizar as condições com o fornecedor atual.
A cada mercadoria do catálogo podem ser atribuídos os centros de custo apropriados, o que reduzirá significativamente o tempo de contabilização para distribuir todas as contas dos fornecedores para a preparação dos relatórios gerenciais e também afetará positivamente a qualidade das análises.
A disponibilidade do catálogo simplifica bastante o processo de compras, pois permite encontrar rapidamente o produto / serviço necessário, independentemente da categoria de compras.
A disponibilidade dos elementos necessários do catálogo permite que você encontre, selecione e encomende rapidamente exatamente o que precisa ou faça um pedido de compras, se precisar.
Em todas as situações, é altamente recomendado que o gestor de compras possa contar com uma sistema para compras automatizado. Pois esse tipo de solução costuma gerir automaticamente quais produtos, quantidades e de quem comprar.
Criamos um artigo recentemente para falar sobre o tema, continue lendo aqui.