As requisições de compra ou solicitações de compra são o processo pelo qual clientes internos solicita produtos e suprimentos para a continuidade da operação.

Pela sua importância, detalharemos a função da requisição de compra e discutiremos todo o processo, bem como ilustraremos a diferença entre uma requisição de compra e um pedido de compra (PO). Por fim, também abordaremos alguns dos principais motivos que tem feito empresas de qualquer setor e porte a buscar softwares para procurement que auxiliem no processo

Então, vamos para o conteúdo?

O que é uma requisição de compra (RFP)?

O processo de requisição de compra começa com uma solicitação formal preparada por um funcionário para comprar um bem ou serviço. Geralmente é um formulário simples que contém todas as informações necessárias para acionar o processo de aprovação correto. 

Isso inclui uma descrição da necessidade de compra ou cotação (descrição do produto), o departamento relevante e item de orçamento, os itens específicos sendo solicitados e quaisquer arquivos / cotações / acordos relacionados que os aprovadores devem revisar. 

Depois de enviada, a requisição de compra (RFP) é enviada para os aprovadores apropriados. Isso geralmente acontece por meio de um sistema de requisição. Eventualmente, a requisição de compra é aprovada e transformada no que é chamado de pedido de compra (PO) ou Cotação (RFQ).

Um formulário de requisição de compra típico conterá informações gerais, bem como informações do item, e também permitirá que os solicitantes anexem quaisquer documentos ou arquivos relevantes.

Informações gerais
Campo Exemplo
Título Cadeiras
Descrição Nossa equipe está crescendo e precisamos de 10 novas cadeiras de escritório.
Subsidiária Company, Inc.
Departamento P&D
Código de conta Computadores e equipamentos
Informações sobre o item
Item Cadeira escritório
Quantidade 10
Preço unitário R$ 412,00
Data esperada 15/02/2022
Moeda R$

Os anexos incluídos com uma requisição de compra podem ser uma cotação ou acordo, uma pergunta ou qualquer outra nota ou arquivo. 

As informações inseridas no formulário de requisição serão registradas no sistema de compras ; procurement. Todas as ações subsequentes na requisição – como aprovações ou perguntas feitas – ocorrem dentro do sistema, garantindo que os aprovadores tenham todo o contexto de que precisam para tomar uma decisão e que nenhuma conduta indevida seja cometida por qualquer parte interessada. 

Assim que a requisição for aprovada, um pedido de compra é emitido. Um pedido de compra é um documento juridicamente vinculativo que é enviado ao fornecedor. 

Por que as requisições são tão importantes para o processo de compras?

Procurement é um dos principais processos de qualquer empresa e normalmente começa com a requisição de compra. 

Se olharmos analisarmos em detalhe o processo de compras por completo, percebemos que o estágio de requisição de compra é onde:

A maioria das partes interessadas está envolvida. 

Em algumas organizações, uma grande parte dos funcionários tem a capacidade ou autorização para enviar requisições de compra. Isso inclui solicitantes (funcionários), aprovadores (supervisores), equipe jurídica, departamento financeiro e departamento de contabilidade, departamento de compras, TI e outros. 

Com tantas partes interessadas envolvidas, é fundamental ter um processo mais eficaz e simplificado. Observe que um processo de requisição é usado para necessidades de aquisição direta e indireta – de máquinas a transporte, computadores, software, suprimentos de escritório e muito mais.

As decisões de maior valor acontecem. 

Comprar ou não comprar? De qual fornecedor? E do orçamento de qual departamento o custo deve ser deduzido?

A transparência real do orçamento pode ser alcançada. 

As empresas com o objetivo de otimizar seu gerenciamento financeiro devem começar com a obtenção de visibilidade em seu pipeline de gastos. Isso significa saber o que eles vão gastar e onde há espaço de manobra. Esse tipo de visibilidade só pode ser alcançado na etapa de requisição.

Os benefícios das requisições de compra

Adotar as requisições de compra está alinhada com a escolha de tratar a compra como um processo sério e importante que precisa ser monitorado e gerenciado adequadamente. Os benefícios das requisições de compra são bastante óbvios:

  • Envolvimento das principais partes interessadas
  • Melhor controle e visibilidade do pipeline de gastos
  • Eliminação de fraude e má conduta
  • Melhores recursos de planejamento financeiro e orçamentário

Todos esses benefícios resultam em economia de tempo e dinheiro para as empresas. 

Existem também alguns elementos de requisições de compra que podem inicialmente ser vistos como obstáculos. Para começar, implantar qualquer novo processo pode fazer a organização parecer “mais pesada”, com outro procedimento formal que os funcionários precisam seguir. Em geral, isso pode frustrar os funcionários que não amam mudanças. 

Quando se trata de requisições de compra, os pontos positivos superam os contras. Se você já tem um processo de compra em vigor que envolve e-mails, telefonemas, planilhas ou um fluxo de trabalho genérico ou sistema de gerenciamento de tarefas, seus funcionários já estão envolvidos em um processo que envolve as compras. 

As requisições de compra simplesmente tornam esse processo mais rápido, mais transparente e menos frustrante.

Como saber se você precisa de um processo de requisição de compra

Você pode não ter certeza se sua empresa realmente precisa fazer a transição para as requisições de compra. Felizmente, há alguns sinais claros de que sua organização precisa de um processo de requisição de compra usando uma solução adequada e desenvolvida para um propósito específico. Esses incluem: 

  • Está se tornando difícil planejar e monitorar orçamentos em toda a empresa
  • Solicitações de compra e aprovações estão entupindo as caixas de entrada dos funcionários
  • Há um número crescente de interessados ​​envolvidos na compra e aprovação
  • Os funcionários ficam frustrados com o tempo que leva para aprovar uma compra
  • Há uma falta de contexto ao aprovar compras
  • O jurídico e a segurança se envolvem tarde demais no jogo, interrompendo os processos
  • O Procurement não é capaz de fornecer e negociar da maneira que gostaria, então oportunidades de economia são desperdiçadas
  • Finanças não têm visibilidade do pipeline de gastos

Talvez seja sim o momento de sua empresa pensar na adoção de um processo sistematizado de requisições, pois elas tornam o processo de compra mais fácil e rápido para quem precisa comprar, ao mesmo tempo que conferem mais controle e envolvimento para quem precisa aprovar. Negócios em crescimento saudável experimentam um número crescente de partes interessadas que precisam regularmente aprovar um número crescente de bens e serviços.

Para manter o bom funcionamento dos negócios, eles precisam fazer essas aprovações com rapidez. A implantação de um processo de requisição de compra, especialmente aquele baseado em um sistema para procurement desenvolvido especificamente como o Supplis.com.br, resulta em uma adoção maior e mais rápida por funcionários, ciclos de aprovação acelerados, maior visibilidade e controle sobre o pipeline de gastos organizacionais e gerenciamento financeiro geral otimizado.