Além de treinar sua equipe de funcionários, também há uma melhora na eficiência da gestão de compras ao incorporar uma série de estratégias às rotinas do negócio. Abaixo, nos concentramos nas principais delas. Vamos lá?

Analise bem os fornecedores

A primeira estratégia para gerir bem uma empresa é manter um bom relacionamento com múltiplos fornecedores de um determinado produto. Desta forma, podem ser negociados preços mais atrativos, e o principal é garantir que a empresa não fique sem estoque, causando a famosa ruptura de estoque (que é quando a mercadoria não está disponível ao cliente). 

Portanto, é importante encontrar um parceiro com boa reputação no mercado – em algumas situações é um grande erro concluir a transação apenas pelo preço. A confiança é um dos requisitos básicos para uma negociação da melhor maneira.

Os gerentes de compras devem lembrar que cada fornecedor possui seus próprios métodos de negócio, por isso também é necessário saber respeitar as diferenças para manter um relacionamento ético e seguro.

Pesquisa de preços, muita pesquisa de preços

A forma mais eficaz de conhecer os preços reais do mercado é fazer uma cotação e estudar as taxas cobradas por cada fornecedor pelos seus produtos, tendo em conta todo o custo operacional antes de entregar a mercadoria à empresa.

Normalmente, o gerente pode encontrar itens da mesma qualidade, mas o preço do fornecedor A é obviamente muito mais barato, o custo de envio é muito maior do que o do fornecedor B e o tempo de entrega é mais longo.

Portanto, embora o fornecedor A inicialmente pareça ser a escolha mais vantajosa, em última análise, não é a melhor escolha. A pesquisa de preços expandirá a visão do gerente a esse respeito.

Para a compreensão das recomendações, é interessante que o departamento de compras elaborasse uma lista de orçamento contendo a descrição dos produtos a serem adquiridos, esclarecendo questões como materiais, qualidade e quantidade. A próxima etapa é enviar a cotação de preços ao fornecedor e avaliar sua resposta.

Planeje as requisições com cuidado

O formulário de requisições de compra é um documento padrão para todas as indústrias, utilizado para solicitar itens que precisam ser substituídos ; adquiridos, este formulário é normalmente preenchido e enviado ao setor responsável pela compra.

Para garantir a máxima eficiência do processo, ou seja, evitar os transtornos causados ​​por pedidos errados ou inconsistências com as expectativas, é necessário o desenvolvimento de requisições de compra com base no funcionamento da empresa.

Nesse caso, é eficaz classificar os produtos por categoria e até mesmo identificar cada produto por código. Além disso, o gestor deve utilizar a etapa de planejamento para estabelecer um calendário de compras baseado no histórico de demanda de cada departamento.

Acompanhamento

Atividades de acompanhamento são atividades destinadas a monitorar pedidos de compra. Isso não significa apenas ter a ver com o fornecedor, mas também, principalmente, controlar o funcionamento de toda a rotina do negócio. É esse processo que garantirá que o fluxo de trabalho não seja interrompido.

Fazer um bom trabalho de acompanhamento é sinônimo de monitorar indicadores de compras para tornar seu plano mais eficiente e trazer eficiência aos processos de negócios.

Use tecnologia

A tecnologia tornou-se uma das principais aliadas de qualquer tipo de negócio hoje, e com a automação dos pedidos de compras, além de aumentar a produtividade do setor, o nível de excelência também é elevado com a redução de falhas.

A gestão de aquisições cobre muitas informações e automatiza vários cálculos. Desta forma, através da implementação de um software de compras como o Supplis, é possível ter uma visão completa de todos os ciclos de aquisição da empresa, o que não só facilita a execução das tarefas, mas também ajuda a tomar as decisões certas, pois todos os dados necessários estão integrados.

Ao adotar sistemas específicos para compras, os empreendedores de quaisquer segmentos podem aproveitar as seguintes funções:

  • Gestão unificada do cadastro de fornecedores e seus respectivos produtos;
  • Canal único de gestão das requisições internas;
  • Organização de cotações e pedidos de compras;
  • Controle sobre o fluxo de aprovação;
  • Monitoramento de processos em tempo real;
  • Acompanhamento de entrega e suas respectivas validações
  • E tudo isso ainda podendo ser integrado ao ERP – Sistema de gestão utilizado pela empresa.

Alguns dos principais processos envolvidos

Processo de aprovação de requisições de compras

Após solicitar um orçamento e pesquisar minuciosamente os melhores produtos do mercado, é hora de avaliar as recomendações do fornecedor. Nesta fase, às vezes pode ser necessária a aprovação dos diretores. O processo de aprovação envolve responsabilidade significativa.

Rastreie o recebimento e o destino dos materiais

O processo de compra é muito mais complicado do que negociar o pedido certo em condições muito atraentes. Este departamento também é responsável por receber os materiais em dia, verificando esses produtos e as faturas correspondentes.

Em seguida, a prática recomendada é enviar o material para o departamento solicitante, ou organizar o estoque quando aplicável. Somente após todas essas etapas a fatura será enviada ao responsável pelo pagamento.

Essa experiência servirá de parâmetro para futuras compras. Se o resultado for positivo, não há atrasos ou outros problemas, o que indica a necessidade de fortalecer o contato com o fornecedor.

O processo de pedido de compra é uma parte fundamental da execução de todas as atividades da empresa. Afinal, sem os materiais necessários para a atuação de cada departamento, o resultado final pode ser afetado e até mesmo causar insatisfação nos clientes. Portanto, construir boas práticas é essencial para melhorar a eficiência e impulsionar o crescimento dos negócios.

Você gostou deste artigo? Agora você sabe a diferença que um bom gerenciamento de compras pode trazer para uma empresa e como a tecnologia pode desempenhar um papel importante nessa missão. 

Esperamos ter-lo convencido de que um sistema para compras específico pode ajudar sua empresa. Solicite uma conta gratuita do Supplis, é só acessar https://www.supplis.com.br/cadastro/