Considere que são diversos os obstáculos para fazer a gestão de fornecedores e manter um processo de compras simplificado e organizado. 

Uma coisa podemos afirmar, grande parte dos problemas recorrentes que acontecem têm a ver com seu processo de gestão de fornecedores ou com a falta de um. 

O atrito com os fornecedores não é culpa sua nem deles; tudo se resume a não ter um processo funcional e mutuamente benéfico em vigor. A falta de transparência e de acesso a informações precisas e atualizadas do fornecedor está atrapalhando você e sua empresa de várias maneiras. Sem um processo bem definido em execução, formar e manter relacionamentos saudáveis ​​com os fornecedores torna-se cada vez mais difícil. 

Por que o gerenciamento de fornecedores é importante? No artigo de hoje vamos falar sobre os benefícios reais da gestão de fornecedores e como você pode implementar um processo que o ajude a eliminar riscos e dores de cabeça.

O que é gerenciamento de fornecedores? 

Os procedimentos que são colocados em prática para garantir que trabalhar com fornecedores continue sendo rentável para o negócio são chamadas de gerenciamento de fornecedores. Desde a pesquisa e obtenção de novos fornecedores, até a solicitação de cotações, pedidos de compras, até a conclusão com a entrega e pagamento pelo produto ou serviço adquirido. 

Qual é a função do gerenciamento de fornecedores? Ter um sistema de gerenciamento de fornecedores eficiente em operação ajudará a garantir que as equipes que trabalham com comprar sempre tenham total transparência e detalhes importantes do fornecedor. Obviamente se tornará mais fácil e rápido a compra de qualquer produto ou serviço.

O processo de compras, pagamento e gerenciamento de fornecedor

O processo de compras passa por várias etapas para garantir o cumprimento de uma requisição e termina com o pagamento por esses bens ou serviços. Em um esboço simplificado do fluxo de gestão de fornecedores, passa então por constantemente avaliar, selecionar e aprovar novos fornecedores.

Sendo o trabalho dos fornecedores parte tão importante do processo de compras, o gerenciamento destes deve ser introduzido especificamente para ajudar de uma maneira importante. Negociar bem, assim como manter custos e qualidade, cronogramas de entrega e padrões da empresa são partes cruciais.

Qual é o processo de gerenciamento de fornecedores? 

O gerenciamento de fornecedores consiste em vários componentes. Cada um cumpre uma função específica dentro do ciclo e deve ser concluído antes que o próximo estágio possa ser iniciado. 

Seleção de fornecedores

Para fazer um pedido de compras de um determinado bem ou serviço, um fornecedor deve ser escolhido. Isso significa pesquisar e obter fornecedores ou fornecedores que você acredita que serão adequados para sua organização como um todo. 

Sabemos que compradores profissionais têm uma rede de fornecedores ou banco de dados de fornecedores que podem consultar, ou como alternativa ainda, acionar colegas de trabalho em outros departamentos que podem já ter tido experiência em trabalhar com determinados fornecedores no passado. 

Negociação de contrato

Depois que um fornecedor foi selecionado e antes de integrar um novo fornecedor, um contrato  com os termos de serviço e pagamento deve ser acordado. Se você estiver usando um fornecedor com o qual trabalhou no passado e já está em seu ERP, ainda será necessário redefinir os termos do contrato e certificar-se de que os detalhes do fornecedor estejam atualizados.

Esta etapa da negociação do contrato configura a proteção de ambas as partes e consequentemente garantirá o cumprimento. Um contrato sólido trabalha para alinhar necessidades e expectativas, mitigar riscos e o potencial de fraude. 

A renegociação de contratos também se enquadra nesta categoria. Se você planeja continuar usando um fornecedor com o qual tem um bom relacionamento, é importante negociar os termos do seu contrato e ficar atento a possíveis aumentos de custos ou mudanças que não estejam alinhadas com seus objetivos de negócios. 

Onboarding do fornecedor

Cumpridas as etapas anteriores, agora é a hora do novo fornecedor ser apresentado ao supervisor de compras e a sua corporação. O processo de integração do fornecedor inclui verificar as informações, como dados bancários, fazer upload de documentos (incluindo o contrato) e fazer com que sua equipe jurídica assine a validação dos documentos. 

Quando todos estiverem satisfeitos com o status do fornecedor e prontos para seguir em frente, a empresa fornecedora pode ser oficialmente integrada em seu sistema de compras ou ERP.

Acompanhamento do desempenho

É fundamental que enquanto estiver trabalhando com um fornecedor, seja pelo desejo que ele cumpra um pedido de compra ou tenha um relacionamento comercial contínuo com ele, você deve monitorar seu desempenho. 

Esse acompanhamento deve compreender atualizações contínuas, até garantir que ele continue alinhado com seus objetivos de negócio, o monitoramento de desempenho ajudará a garantir que o fornecedor continue sendo um parceiro confiável. 

Monitorar o desempenho do fornecedor também o ajudará a tomar decisões mais informadas sobre com quem trabalhar em compras futuras. Ele também permite que você entenda melhor com quais fornecedores vale a pena manter um relacionamento, pois dar atenção ao gerenciamento de relacionamento prepara sua equipe para melhores negócios e pode facilitar na obtenção de melhores condições de pagamento. 

Faturamento e pagamentos

Depois de receber uma nota fiscal de seu fornecedor, você deve ser capaz de verificar se as informações do fornecedor e os detalhes da fatura estão corretos antes de liberar o pagamento. 

Se você tiver uma ferramenta que permita o gerenciamento de fornecedores (principalmente por confrontar o documento com a cotação ou com o contrato), confirmar essas informações será relativamente rápido e fácil.

Depois que a nota fiscal é revisada e validada, ela pode ser encaminhada para o setor financeiro, responsável por processar os pagamentos. 

Desafios de gestão de fornecedores 

Como uma parte definidora do processo de procurement em empresas, há muitas partes interessadas envolvidas direta e indiretamente ao trabalhar com fornecedores. É consenso que podem surgir diversos desafios.

Gerenciando contratos 

Manter um banco de dados atualizado e correto de contratos de fornecedores pode ser complicado. Quanto mais fornecedores você trabalha, mais contratos você precisa manter em arquivo. Além disso, ficar atento à validade de contratos é necessário para relacionamentos bem-sucedidos com fornecedores. 

Acompanhamento de desempenho

Estar ciente do desempenho do fornecedor ao mesmo tempo em que considera a confiabilidade e a qualidade é algo que precisa de atenção consistente. Pode ser difícil rastrear o baixo desempenho do fornecedor se você não tiver uma rotina ou um sistema para compras em operação.

Atualizando dados do fornecedor

Manter os dados do fornecedor e informações confidenciais atualizadas, bem como todas as partes interessadas cientes de quaisquer atualizações, é importante para os fornecedores atuais e futuros. 

Avaliação de risco

Os seus fornecedores estão em conformidade com as diretrizes, contratos e condições de pagamento da empresa? Certifique-se de estar ciente de quais fornecedores estão demonstrando confiabilidade. Isso permitirá que você saiba com quem pode continuar contando para próximas compras.

Adote um software de procurement para gestão de fornecedores

Apesar do largo avanço tecnológico, é comum vermos empresas fazendo gestão de fornecedores em planilhas ou em módulos adaptados no ERP.  É importante considerar a adoção de uma solução específica para o relacionamento com fornecedores, pois elas vão ajudá-lo a alcançar as metas da empresa.

O Supplis foi desenhado para apoiar equipes de compras em várias frentes, onde uma delas diz respeito à gestão e o relacionamento com fornecedores. Num único lugar, o comprador pode hoje administrar requisições, cotações, compras, entregas e ainda administrar a base de fornecedores (crie uma conta grátis).

Os benefícios do uso de ferramentas de última geração

Ferramentas automatizadas de gestão de fornecedores lidam com todos os aspectos do gerenciamento de fornecedores de uma maneira mais rápida e menos sujeita a erros. As práticas que você já possui para lidar com dados podem ser totalmente aceleradas com uma ferramenta moderna. 

Um banco de dados de fornecedor centralizado permite às partes interessadas envolvidas acesso fácil a informações vitais em um formato acessível. Fornecedores anteriores e atuais podem ser pesquisados ​​ou monitorados a qualquer momento em poucos cliques. 

A comunicação centralizada e simplificada nessas ferramentas, fornece uma maneira segura e confiável de aprovar e integrar novos fornecedores, assim como o monitoramento de desempenho benéfico e fornecer análises e percepções corretas para tomar decisões críticas de negócios. 

Do ponto de vista da empresa, ter um processo de gerenciamento de fornecedor eficiente em vigor ajuda a economizar tempo e dinheiro, ajuda a garantir que sua organização esteja trabalhando com os fornecedores mais confiáveis ​​e ajuda a garantir a conformidade quando se trata de redigir contratos, emitir notas fiscais, realizar pagamentos e muito mais. De uma perspectiva mais operacional, as equipes de compras devem buscar o gerenciamento do fornecedor para ajudá-los a obter a visibilidade e o controle necessários para concluir um ciclo de compras tranquilo. 

Onde começar com a tecnologia

Buscar o software de gerenciamento de fornecedores certo para sua organização não precisa ser difícil. Inicie com um mapeamento dos pontos críticos / problemáticos que você enfrenta atualmente no relacionamento com fornecedores e concentre-se em encontrar uma ferramenta que atinja as áreas que você deseja melhorar.

Lembre-se de que uma boa ferramenta abordará os desafios do seu fornecedor, bem como será capaz de lidar com esses mesmos desafios à medida que sua organização continua a crescer. Muitas soluções oferecem integração com seu ERP existente ou outros sistemas e são rápidas de configurar e implantar. 

Investir em recursos que ajudem na gestão de fornecedores é um investimento para o futuro de seu negócio. Um processo de gerenciamento de fornecedores de alto padrão manterá todas as partes felizes e com o melhor desempenho, apoiará ainda o crescimento dos negócios e a reputação da empresa.